Автоматизированная информационная система «Портал ВГО» для сверки внутригрупповых операций ТГ FESCO на базе программного продукта Trial Balance

Портал сверки внутригрупповых оборотов (ВГО) нужен для того, чтобы сверить внутригрупповые хозяйственные операции, остатки по расчётам, прибыли и убытки от внутригрупповых операций. По итогам сверки, данные используются, в том числе, и для составления финансовой отчетности по МСФО.

Ручная сверка ВГО сама по себе — трудоемкий и кропотливый процесс, требующий взаимодействия различных подразделений и дочерних обществ группы компаний по множеству операций. До приглашения 1КЛИК на проект, в FESCO сверка ВГО уже была автоматизирована с помощью программы Hyperion. Но Hyperion не справлялся с задачами. Программное обеспечение не позволяло быстро и качественно сверять более 200 000 внутригрупповых транзакций в месяц. Интерфейс Hyperion не позволял полностью автоматизировать подъем данных, приходилось использовать Excel и собирать данные вручную. Кроме того, Hyperion не позволял автоматизировать различные операции, связанные со сверкой ВГО, например, формирование бумажных актов сверки для аудиторов.

У FESCO был положительный опыт внедрения и работы с 1С, поэтому было принято решение о внедрении портала сверки ВГО именно на базе 1С. 1КЛИК представил собственную разработку портала сверки, продукт подошел заказчику по всем требованиям, и был выбран для внедрения.

О заказчике

FESCO — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов FESCO позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки. Большая часть операций Группы сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет FESCO получать дополнительные преимущества от участия в динамично растущих объемах торговых операций между Россией и странами Азии.

FESCO является лидером контейнерных перевозок через Дальний Восток России по внешнеторговым морским линиям в/из стран Азии, по каботажным морским линиям и по железной дороге, а также крупнейшим портовым контейнерным оператором Дальневосточного региона.

В группе FESCO стояла задача по созданию единой информационной системы по сверке внутригрупповых операций. Сверка производится ежемесячно 2 раза:

• На третий день месяца в части сверки операций по ДДС;
• На седьмой день месяца в части сверки балансовых остатков и оборотов.

Сотрудники предприятий вручную заполняли файлы сбора данных формата Excel и предоставляли их в центральный офис. Сотрудники центрального офиса загружали файлы в систему сверки, бухгалтера предприятий производили сверку ВГО и комментировали расхождения.

Использованная ранее система сверки на базе Hyperion была неудобна для работы бухгалтеров и имела ограниченный функционал, большинство рутинных и аналитический операций сотрудники, отвечающие за сверку ВГО, вынуждены были производить в Excel.

Цели создания Системы

Автоматизированная информационная система «Портал ВГО» на базе программного продукта Trial Balance создается для достижения следующих целей:

• Получение эффективного автоматизированного инструмента управления процессом сбора данных, сверки и регулирования ВГО для формирования консолидированной отчетности по стандартам МСФО;
• Повышение оперативности предоставления информации и достоверности данных за счет автоматизации прямого подъема данных из систем Группы, оптимизации процесса их сверки и дальнейшей обработки;
• Локализация информационных потоков внутри решения 1С. Цель - иметь единую информационную систему, которая решала бы:
  - задачи сверки ВГО,
  - задачи формирования бухгалтерских актов сверки,
  - задачи отказа от исполнения ФСД компаниями, которые учет ведут на 1С,
  - задачи формирования резервов по неполученным документам на уровне бухгалтерского учета.

Задачи

Для выполнения целей проекта необходимо было выполнить следующие задачи:

• Спроектировать и внедрить систему сверки ВГО между предприятиями Группы;
• Реализовать интеграцию между системой сверки ВГО и учетными системами бухгалтерского учета «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP» в части подъема данных РСБУ для сверки ВГО;
• Реализовать внешние обработки по выгрузке данных ВГО из прочих учетных систем на базе платформы «1С:Предприятие 8» для конфигураций «1С:Бухгалтерия Предприятие ред.2.0», «1С:Бухгалтерия Предприятие ред.3.0», «1С:УПП 1.2», «1С:УПП 1.3»;
• Провести опытно-промышленную эксплуатацию разрабатываемой системы;
  
• Разработать необходимую документацию по Системе.
  

Уникальность

В группе FESCO более 100 компаний, которые участвуют в сверке ВГО. Происходит большое количество групповых взаиморасчетов. За один расчетный период на портале может сверяться более 200 000 транзакций.

В процессе реализации проекта были разработаны две системы подъема данных: интеграция с 1С (1С: Управление Холдингом, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, в последствии 1С:Accounting Suite, а также 1С:Бухгалтерия из Казахстана) и выгрузка из Excel. Сверка на портале производится вплоть до аналитик “Контрагент”, “Договор”, “Документ”.

В различных компаниях группы применялись отличающиеся друг от друга правила оформления документов. Для их автоматического сопоставления были разработаны автоматизированные алгоритмы, которые корректно определяли, что Документ у Компании 1 соответствует аналогичному Документу у Компании 2 на основании обработки префиксов и постфиксов.

Кроме механизмов сопоставления данных, были также реализованы механизмы по автоматическому урегулированию расхождений. Система самостоятельно, на основании введенных масок, понимает, какой вид расхождения произошел, и сама проставляет причины расхождения ВГО и формирует корректировки. Далее данные о расхождениях передаются в бухгалтерские учетные системы для формирования резерва неверифицированных расходов в бухгалтерском учете.

Группа FESCO включает в себя множество компаний в десятках стран по всему миру. Инструкции, видеоролики, а также интерфейс системы реализован на двух языках: русском и английском. В процессе внедрения системы были обучены сотни пользователей из разных стран.

Для эффективной работы отдела бухгалтерии и аудиторов, была реализована система формирования бухгалтерских актов сверки с возможностью генерации скан-образов с подписями и печатями. По результатам загруженных данных бухгалтера, в том числе, формировали уже подписанные акты сверки, которые передавались аудиторам.

В рамках разработки портала ВГО было автоматизировано максимальное количество бизнес-процессов: от подъема данных до скан-образов с подписями и актов сверки.

Как это работает. Возможности системы

Портал ВГО — это система, внутри которой все компании группы загружают свои данные по взаиморасчетам для проведения сверки. У FESCO огромное количество организаций внутри группы компаний, они сверяют взаиморасчеты, чтобы при подготовке МСФО исключить внутригрупповые обороты.

Ключевая особенность портала сверки ВГО на базе 1С — это простота в понимании и легкость настройки. Портал не требует больших усилий для адаптации под требования компании. В компании 1КЛИК уже был опыт внедрения аналогичных систем, поэтому мы могли продемонстрировать работу системы на живом примере с обезличенными данными.

Для загрузки данных в портал ВГО используется 2 варианта действий:

• Первый вариант — когда компания готовит данные на базе Excel. Сотрудники заполняют информацию в необходимых разрезах. При загрузке в портал ВГО файла Excel данные обрабатываются и подготавливаются внутрисистемные документы для дальнейшей работы.
• Второй вариант — прямая интеграция с системами 1С. В проекте были использованы два потока интеграции. Первый — 1С:Управление холдингом, второй поток интеграции — 1С:ERP.

В проекте использовалось два интеграционных потока и загрузка из Excel. Портал обеспечивал сверку всех компаний группы FESCO.

Особенности и преимущества

Ключевой функционал портала ВГО — это рабочий стол с шахматкой, показывающей сверку или наличие расхождений с той или иной организацией внутри группы. Пользователи портала могут быстро обнаружить причину расхождения и добавить необходимые данные, чтобы произвести сверку. Для этого даже не нужно связываться с коллегами из других организаций — все происходит автоматически в рамках портала.

В системе в пользовательском режиме настраиваются показатели сверки. При загрузке данных определенные типы документов присваиваются конкретным показателям в соответствии с их экономической сущностью. В свою очередь, пользователь может вручную настроить соответствие этих данных между собой. И при загрузке данных в портал, информация начинает автоматически сопоставляться. За счет этого существенно уменьшаются трудозатраты пользователей на сверку. В конечном итоге, пользователю остается сопоставить вручную только те данные, которые не могут быть обработаны в момент загрузки автоматически.

На рабочем столе всех пользователей портала доступны фильтры, которые позволяют анализировать данные в различных срезах.

В процессе работы пользователи не только сопоставляют документы, но и указывают возможные причины расхождений. При этом, пользователи имеют ограниченный перечень возможных причин расхождений ВГО, которые впоследствии можно быстро проанализировать.

В системе предусмотрен диалог между компаниями: при наличии неразрешенных расхождений, пользователь может загрузить в систему первичную документацию, приложить к ней комментарии и написать через саму систему своему контрагенту. Поскольку компаний много, пользователи не всегда знают, с кем взаимодействуют, а портал является местом общего соприкосновения и урегулирования наших внутренних расхождений.

В рамках портала доступен классический бухгалтерский функционал, например, формирование актов сверки. Пользователи могут сразу на портале сопоставить операции и сформировать акт сверку, подтвердив операции на уровне первичной учетной системы.

Кроме того, портал ВГО позволяет формировать резервы уже на уровне бухгалтерского учета. По результатам сверки мы находим бухгалтерские документы, которые еще не пришли заказчику. Мы знаем, что в будущем документы будут получены, и компания зафиксирует расходы, которые и прописываются в резервах благодаря порталу.

Результаты

Портал ВГО позволяет контролировать поступление данных от всех контрагентов в рамках группы компаний, а также контролировать преемственность этих данных.

Система позволяет осуществлять контроль целостности финансового учета на протяжении всего процесса сверки в течение года.

Ключевые возможности портала:

• Импорт данных бухгалтерского учета, участвующих в сверке ВГО, из учетных систем на 1С или из файлов формата Excel.
• Организация диалога сверки ВГО, сопоставление данных в разрезе договоров и документов, ввод обоснований расхождений ВГО, комментирование данных, механизмы автоматического урегулирования ВГО.
• Формирования актов сверки и протоколов разногласий.
• Формирование аналитических отчетов о статусах и состояниях данных сверки ВГО.
  
• Формирование резервов и печатных форм актов сверки.