Внедрение решения «1КЛИК: Trial Balance» для МСФО-отчетности в холдинге «Астон»

О компании

АСТОН — одна из крупнейших отечественных компаний в сфере пищевого производства и экспорта растительных масел и сельхозпродукции.
‍
В периметр группы «Астон» входит 50 компаний: заводы, элеваторы, торговые и судоходные структуры. Продукция разлетается по всей России и дальше, в страны СНГ, на Ближний Восток, в Азию и Африку. Среди ключевых партнёров — Турция, Египет, Саудовская Аравия, Вьетнам, Бангладеш, Нигерия и ещё десяток рынков.
‍
С такой географией и количеством юрлиц каждые полгода собирать консолидированную отчётность по МСФО — это марафон с кучей Excel-файлов, проверок и ручных правок. «Астон» пришёл к нам, чтобы превратить этот марафон в спринт: автоматизировать загрузку данных из 1С, сократить ручные операции и оперативно получить сводную финансовую картину группы.

Ситуация до старта проекта

До внедрения нового решения сотрудники компании собирали данные из нескольких учётных баз по РСБУ и сводили их вручную.
 
Отчётность формировалась в «Компасе», данные организаций собирались через пакеты сбора данных, а для ключевых трансформационных корректировок и консолидации полагались на MS Excel. Контроль версий в таких условиях был затруднён, а риск ошибки при ручном вводе данных слишком высок. Сверка внутригрупповых бухгалтерских оборотов не была автоматизирована. Кроме того, процесс занимал до шести или семи недель, и из-за нехватки оперативной обратной связи не всегда удавалось вовремя реагировать на изменения и повышать точность расчётов.
‍
При этом в АСТОН уже был удачный опыт использования решений на базе 1С для автоматизации других функций, и идея взять готовый продукт под МСФО выглядела логичной: легко стыкуется с текущими базами и быстро дорабатывается под нюансы группы. Альтернативы — 1С:Управление холдингом и БИТ.ФИНАНС — проверили, но нужных функций «из коробки» там не нашлось.

Выбор пал на «1КЛИК: Trial Balance»: система сразу смогла покрыть большую часть требований к отчётности МСФО и оставила  пространство для кастомизации. Вместо разработки «с нуля» «Астон» получил рабочий инструмент, который можно было адаптировать под свои процессы без кардинальной перестройки привычной схемы.

Цели и задачи проекта

Нам нужно было не просто «собрать МСФО», а выстроить одну, прозрачную и быструю цепочку — от первых оборотов до финального пакета отчётности:

• Автоматизировать формирование МСФО. Система должна была бесшовно подхватывать данные из всех баз, сводить их без ручных копипастов и давать сотрудникам МСФО полный контроль над расчётами;
  ‍
• Сократить ручной труд и риски ошибок. Чем меньше Excel-«ручника», тем меньше вероятность методологической или технической ошибки;
  ‍
• Уложиться в сроки без авралов, чтобы экономить недели на сборе и проверке данных и перенести фокус команды с рутинных операций на аналитическую работу;
  ‍
• Добавить отдельный сценарий для сверки ВГО по РСБУ. До закрытия периода бухгалтерам важно было  видеть, где «не сходятся» внутригрупповые остатки и обороты, чтобы исправить их в своих базах. Мы решили сделать  отдельный сценарий: система должна была автоматически загрузить данные ВГО из всех учётных баз, показать расхождения, позволить быстро перейти к нужным документам или оставить комментарий, если корректировка невозможна или не требуется.

Итоговая цель — свести шестинедельную гонку отчётности к короткому, прозрачному циклу с гарантированной точностью.

Чтобы свести выпуск МСФО-пакета к одному чёткому процессу, необходимо было решить несколько критических задач, таких как:

• Автоматический сбор и перекладка данных РСБУ. Система сама должна тянуть обороты и остатки из всех 1С-баз, мэппить их на план счетов МСФО и складывать в единый Trial Balance.  
  ‍
• Расчет трансформационных корректировок. Необходимо было реализовать в системе расчеты трансформационных корректировок по МСФО.
  ‍
• Консолидация данных. Нужно было сложить итоговые трансформации компаний группы и реализовать расчет консолидационных корректировок.
  ‍
• Сверка ВГО по РСБУ до закрытия периода. Следовало сделать отдельный сценарий: система должна грузить внутригрупповые остатки и обороты из бухгалтерских баз, показывать расхождения, а бухгалтер замечая, что что-то не проведено, тут же исправлять или оставлять комментарий, почему правка невозможна. ​
  ‍
• Сверка и элиминация ВГО по МСФО. После трансформации данные должны проверяться ещё раз, уже на уровне Trial Balance МСФО; система должна помочь урегулировать разницы и сформировать корректировки по элиминации.
  ‍
  
• Пересчёт нерезидентов в рубли. Данные зарубежных компаний приходили в «своей» валюте. Программа автоматически должна пересчитывать их в валюту отчётности и считать курсовые разницы, оставляя возможность ручной корректировки.
  ‍
  
• Меньше ручных операций — меньше ошибок. Всё, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано. Excel должен остаться только там, где нужен творческий подход, а не копирование цифр.
  ‍
• Полная прозрачность прогресса. Ответственные должны видеть, на каком этапе сбор, где блокеры и сколько осталось до финального отчёта.
  ‍
• Лёгкое масштабирование. Добавить новую «дочку» или раздел учёта — вопрос настройки, а не нового проекта.

Если закрыть эти задачи, то вместо марафона в шесть недель получаем быстрый, управляемый процесс.

Для автоматизации всех этапов была выбрана платформа «1С:Предприятие 8.3» и специализированная конфигурация «1КЛИК: Trial Balance».

Архитектура решения и масштаб

Данные из всех пяти бухгалтерских баз группы поступают в «1КЛИК: Trial Balance»  по веб-сервисам HTTP: система сама подтягивает остатки и обороты по каждому разделу учёта, разбирает их на нужные «документы-загрузчики» и сразу кладёт в общий Trial Balance.

Львиная доля компаний грузится автоматически, а там, где интеграцию пока настроить невозможно, бухгалтеры подают данные через Excel-шаблоны или ручной ввод — платформа это поддерживает без дополнительной ручной доработки.
‍
В итоге весь периметр из 50 юрлиц сводится в единую картину за несколько рабочих дней, а не недель.

Описание проекта

В ходе проекта конфигурация «1КЛИК: Trial Balance» была настроена и доработана под методику Заказчика. Реализован автоматический подъем данных РСБУ и их перекладка на план счетов МСФО. Автоматизирован расчет трансформационных и консолидационных корректировок.

Помимо сверки ВГО МСФО автоматизирована сверка ВГО по данным РСБУ.

Настроены итоговые отчетные формы и раскрытия.

Особенности и уникальность

•  Создан единый план счетов МСФО, одинаково подходящий для всех предприятий холдинга;
  ‍
• Широкий перечень видов учёта: от учета активов и обязательств до выручки и себестоимости;
  ‍
• Автоматическая сверка и элиминация внутригрупповых операций упростила процесс консолидации;
    
• Разработан и реализован «Рабочий стол» с удобным интерфейсом для мониторинга статусов отчётных документов и координации действий пользователей;
  ‍
• Использование веб-сервисов повысило скорость обмена данными и дало возможность в реальном времени получать актуальную информацию для трансформации.

Сложности реализации

Главной головоломкой было подружить десятки бухгалтерских баз, каждую со своими правилами и валютой. Нужно было аккуратно встроиться в методологию трансформации, которую подготовила команда «Астона», учесть отраслевые нюансы и обеспечить полный трек-контроль всех корректировок. Помогло чёткое ТЗ от заказчика, регулярные тест-прогоны и гибкие доработки решения в ответ на отклики пользователей.

Количество рабочих мест

К системе были подключены пятьдесят компаний холдинга АО «Астон». Одновременно работать смогли до двадцати пользователей, и каждый из них получил доступ к необходимым функциям в зависимости от своих задач и зоны ответственности.

Результаты проекта

Срок выпуска МСФО-пакета сократился c 6–7 недель до считаных рабочих дней — благодаря автоматическому подъёму данных и готовым шаблонам трансформаций.

Ошибок стало меньше:

• Бухгалтеры теперь сверяют внутригрупповые остатки и обороты ещё на уровне РСБУ-баз, поэтому расхождения корректируются до закрытия периода.
  ‍
  
• При загрузке в Trial Balance система сама ловит несоответствия и сигнализирует о них, резко снижая количество ручных правок уже в блоке МСФО.
    
• Аудит упростился: внешние аудиторы получили гостевой доступ к базе и сами «проваливаются» в первичку, вместо того чтобы заваливать команду запросами и файлами.   
  ‍
• Контроль и аналитика в одном окне — индивидуальная и консолидированная отчётность формируются в одной базе, поэтому финансовая служба видит целостную картину по всем 50 компаниям.
  ‍
• Платформа готова к росту: подцепить новые юрлица или добавить отчётные формы можно настройкой, без капитального переписывания кода.

В результате «Астон» получил не только быстрый и точный процесс закрытия, но и фундамент для дальнейшей цифровизации финансового контура.

Дополнительные детали

Проект шёл «на одном дыхании» — во многом благодаря самому заказчику. Команда «Астона» чётко представляла, что хочет увидеть в итоге и как это должно работать, поэтому наше общение было предметным и быстрым.

• Выделенный IT-специалист со стороны клиента заранее готовил веб-сервисы, настраивал доступы и оперативно закрывал все инфраструктурные вопросы, именно поэтому не было никаких «затыков» на интеграции.
  
  
• Мы проводили регулярные онлайн-сессии, фиксировали фидбек в общий журнал, а после каждого цикла тестирования оформляли протокол с результатами и пожеланиями.
  ‍
• Такая связка «понятная цель + открытый канал связи» позволила уложиться ровно в оговорённые сроки и выдать точно то, что ожидал «Астон».

Сейчас система работает в полную силу, а мы продолжаем сопровождение: отвечаем на вопросы, шлифуем нюансы и при необходимости наращиваем функциональность.