Многие компании, которые работают по РСБУ (российскому стандарту бухгалтерского учета) или по МСФО (международным стандартам финансовой отчетности), рано или поздно приходят к пониманию: необходимо облегчать свою нагрузку и применять цифровые технологии. Однако не все знают: перед цифровизацией необходимо предпринять ряд действий, чтобы она прошла как можно лучше. В статье простыми словами рассказывается о том, что это за меры, которые помогут подготовиться к автоматизации консолидированной финансовой отчетности в России.
На определенном этапе развития, у компании возникает необходимость готовить консолидированную отчетность, неважно по каким стандартам: РСБУ, МСФО или внутренним (Управленческая отчетность). Если вы уже пришли к этому, то рано или поздно придется задуматься над автоматизацией такой отчетности. Эта статья посвящена тому, как правильно провести подготовительную работу к такому проекту. Формат статьи будет несколько нестандартный, мне захотелось построить его на сравнениях.
Возьмем, например, ремонт в квартире, ведь с этим сталкивалось, как мне кажется, больше людей, нежели с проектами по автоматизации консолидированной отчетности и этот процесс более знаком и понятен.
С чего начинается ремонт в квартире? Как правило, с разглядывания красивых журналов с готовыми решениями и определения конечного результата: какой мы хотим видеть нашу квартиру по окончании ремонта. Конечно, если вы сразу хотите нанять дизайнера, который сделает это за вас, то можно обратиться в консалтинговую компанию, но в этой статье мы поделимся своим видением с теми, кто первый этап хочет сделать самостоятельно.
Итак, чтобы приступить к проекту, необходимо сначала продумать конечный результат. Здесь все зависит от стандартов, по которым вы планируете готовить консолидированную отчетность, если это управленческая отчетность, то ваш полет фантазии ограничен только требованиями пользователей отчетности, если же это отчетность по МСФО или РСБУ, то вы будете ограничены соответствующими Стандартами. Итак, первое, что необходимо сделать – проработать альбом отчетных форм и примечаний к отчетности. Конечно, это будет лишь первый набросок, «дизайн нашей квартиры», который в процессе подбора материалов для отделки может существенно измениться, но тем не менее, увидеть примерно конечный результат – это начало пути.
Итак, после того, как мы полистали красивые журналы и помечтали о новой квартире, берем существующую планировку с размерами и пытаемся нарисовать то, что из наших грез может воплотиться в реальность. Для этого мы беремся анализировать существующие операции в РСБУ (уж извините за такой переход) и определяем предварительный перечень корректировок, который нам придется выполнять исходя из операций, осуществляемых компанией и различий учетных принципов, которые диктуют разные стандарты учета. Далее будем рассматривать только отчетность по МСФО, как наиболее распространенную для консолидированной отчетности в настоящее время.
Следующий шаг может быть объединен с предыдущим, но мы его выделим как отдельный. Это детальная проработка дизайн-проекта нашей квартиры: расположение стен, расстановка мебели и техники, не забудем спланировать свет и розетки, определить цветовую гамму каждого помещения, карнизы, шторы и еще много различных мелочей. И называется это в нашем случае – Методология подготовки отчетности по МСФО. В рамках написания Методологии МСФО (назовем ее так сокращенно), необходимо разработать план счетов МСФО, прописать все принципы, которые компания должна применять с учетом специфики ее деятельности, окончательно проработать формы отчетности и примечания к ней, а также описать корректировки, которые необходимо делать исходя из анализа «входящих» данных РСБУ.
Теперь мы уже видим конечную картинку в деталях и цвете, и нам кажется, что воплотить ее в жизнь легко и просто. Но прежде, чем лететь на крыльях наших желаний, спустимся на землю и проанализируем текущее состояние наших стен, труб, розеток, батарей и составим схему их переноса на новые места. Здесь нас могут ждать неожиданные сюрпризы. На данном этапе очень важно проанализировать данные РСБУ на предмет:
- Полноты данных (достаточная детализация)
- Сопоставимости данных между компаниями
- Наличия централизованных справочников.
Каждый из этих пунктов скрывает под собой серьезный пласт аналитической работы:
- если в источнике не будет информации, интересующей нас на выходе, мы не сможем сделать правильные корректировки (например сроки возникновения и погашения дебиторской и кредиторской задолженности),
- если дочерние компании одни и те же операции отражают на разных счетах (например, сдача ОС в аренду на сч. 90 и на сч 91), то у нас не получится сделать для этих компаний единый пакет по сбору данных (ФСД – формы сбора данных), это не критично, но не удобно в дальнейшем,
- а вот отсутствие централизованных справочников – уже критично: если сопоставлять доходы и расходы, контрагентов, номенклатурные группы и т.п. придется уже после «подъема» данных, то это сильно усложнит и затянет процесс подготовки отчетности. Да и сверку ВГО без централизованного справочника «компании группы» сделать будет не так просто, как с ним.
После проведенного анализа и выявления «слабых» мест, необходимо принять для себя план действий: оставляем РСБУ как есть и все проблемы решаем на стороне подготовки консолидированной отчетности или прислушиваемся к опыту многих проектов и разрабатываем план мероприятий по изменению РСБУ.
В идеале, что должно быть в группе компаний, готовящей консолидированную отчетность по МСФО:
- Единая методология РСБУ, основанная на принципах сближения учета с МСФО;
- Единый план счетов РСБУ;
- Централизованная нормативно-справочная информация (ЦНСИ).
Не забудем, при необходимости, пройти согласования перепланировки в БТИ. В каждой компании будет свой набор согласующих подразделений. Что важно при внедрении такого рода проекта: вовлеченность всех участников в процесс от начала и до конца. Редко кто с радостью примет навязанное «сверху» решение об изменении его процесса работы и большинство найдет весомые аргументы, чтобы воспрепятствовать этому, сведя таким образом «на нет» колоссальную работу. В то же время, когда процесс идет «единым фронтом» и решения принимаются совместные, где-то компромиссные, то они уже не воспринимаются как «воля сверху». «Изнутри процесса» сопротивляться сложно, это уже может смахивать на саботаж. К тому же, постоянно участвуя в обсуждениях, люди постепенно привыкают к мысли о неизбежности изменений и настраиваются на них, в этом случае процесс согласования будет проходить гораздо проще, хотя может быть удлинен во времени, но оно того стоит.
Вот мы и добрались до выбора того, кто осчастливит нас воплощением нашей прекрасной мечты. Рекомендации по выбору подрядчика не входят в тему этой статьи, могу только дать совет: смотрите на вещи реально. Вы должны сами примерно ощущать сколько времени должно уйти на анализ существующей ситуации в группе компаний, написание технического проекта и саму реализацию, тогда вы сможете оценить реальность предложения подрядчика. Ведь если к вам придет строитель и скажет, что сделает ремонт в 100-метровой квартире «под ключ» с переносом стен за месяц – вы ему не поверите и усомнитесь в его компетенции. Предложение в 3 месяца – тоже вызовет сомнения, а полгода – как-то очень долго. Таким образом вы будете интуитивно искать человека, который назовет вам ожидаемый вами срок в 4-5 месяцев. И происходит это потому, что, найдя такого подрядчика, вы будете уверены, что ваше с ним понимание масштаба задачи и качества результата где-то рядом. На мой взгляд, это очень важно. Вы сами достаточно хорошо понимаете и масштабность своей компании, и объем разнородных операций, и возможные сложности в процессе реализации проекта и проектные риски (и внешние, и внутренние). Если подрядчик определяет срок 1 год, а вы считаете, что меньше, чем за 1,5 года сделать проект невозможно, лучше еще раз проговорить вводные данные и ожидаемый результат, тогда вы получите свою квартирку в срок и с ожидаемым качеством
.svg)
.svg)
